מהו מכתב רשמי:
המכתב הפורמלי הוא א מסמך שתוכנו מתייחס לנושא מוסדי, עסקי, עבודה, פוליטי, פיננסי, אקדמי, בין היתר, בו משתמשים בשפה פורמלית ולבבית.
המכתב הפורמלי הוא תכתובת שנהוג לעשות באותם מקרים בהם ברצונך להגיש בקשה, המלצה, מצגת, תודה, תביעה, התפטרות או חשיפת מידע ספציפי בעל עניין.
במובן זה, המכתב הפורמלי עונה על אלמנטים ומאפיינים מסוימים המבדילים אותו מהמכתב הבלתי פורמלי או מסוגים אחרים של תקשורת בכתב. כמו כן, המבנה שלו מורכב משלושה חלקים בסיסיים שהם הכותרת, הצגת המידע והפרידה.
המכתב הפורמלי מאפשר תקשורת בין שני אנשים שבדרך כלל אינם מכירים זה את זה, לכן מושם דגש על כתיבה זהירה, הצגת רעיונות, שימוש בשפה לבבית, מכבדת וצורנית, ואלמנטים אחרים.
לכן, בסוג זה של מכתבים, נמנעים בין היתר שגיאות כתיב, מחיקות, מחיקות, כתב יד לא קריא, שימוש בתכונות כתיבה, מתן תשובה מאוחרת.
אלמנטים של המכתב הפורמלי
במכתב הפורמלי יש סדרה של אלמנטים שיש לכבדם על מנת שימלא את תפקידו התקשורתי וייצור מענה למידע האמור. להלן המרכיבים העיקריים של המכתב הפורמלי.
- נייר מכתבים: נתוני השולח המורכבים בין היתר ממספר הטלפון, הכתובת, הדוא"ל.
- שם הנמען: אדם אליו המכתב מופנה.
- מקום ותאריך מרגע כתיבת המכתב.
- ברכה או כותרת: הוא נכתב באמצעות נוסחאות האדיבות והכבוד, ומקדים לנושא המכתב.
- נושא או מבוא בקצרה על הסיבה למכתב.
- גוף המסר: זהו החלק החשוב ביותר במכתב מכיוון שהסיבות לכך נחשפות ומפותחות.
- נורה: הוא מורכב מפסקה שבה הרעיון המרכזי נסגר ומפרידה לבבית.
- מוּצָק: שם השולח ותפקידו מוזנים.
מאפייני המכתב הפורמלי
מאפייני המכתב הפורמלי מסוכמים בהצגת מידע קוהרנטי, קצר ומכבד הממלא את תפקיד העברת המסר הברור.
- משתמשים בשפה רשמית, פשוטה וברורה.
- נוסחאות אדיבות חלות.
- התוכן קצר ומדויק (לא נמסר פרטים מינוריים).
- המידע המלא והנדרש נחשף.
- רעיונות מוצגים לפי סדר חשיבות, עם פסקאות קצרות וקוהרנטיות.
- ככלל, מכתבים אלה מופנים לזרים.
